営業アシスタント・カスタマーサービス／医療機器・用具の求人・転職情報

■Scope:
受注センターシニアスペシャリストとして、年間運営費約5,000 万ドル規模の業務を担当し、顧客からのFAX や電話による日々の注文受付、およびERP システムの受注入力インターフェースへの注文登録を行うチームを管理する。

【概要】
Technical Customer Service（TCS）は、Service & Repairにおける保守サービス業務の主要な窓口として機能するポジションです。サービス依頼の受付、修理業務の調整、および各種事務処理を担当し、効率的かつ円滑なサービス提供を支援します。

【主な業務内容】
•顧客および販売代理店からの修理・保守サービス依頼の一次窓口対応
•サービス依頼の登録および社内システム（Oracle、MS Access など）への正確なデータ入力・管理
•顧客、代理店、社内関係者からの問い合わせ対応、および必要に応じたエンジニアへのエスカレーション
•見積書発行、請求処理、各種書類管理を含む事務業務の実施
•エンジニアが作成した見積書を販売代理店や営業担当者へ送付し、適時なコミュニケーションを実施
•エンジニアの作業報告書に基づく請求業務の実施
•サービス進捗管理システムにおける修理ステータスの更新および管理
•海外サービスセンター（グローバル拠点）との修理案件調整
•国内修理委託業者との修理依頼および請求業務の管理
•修理実績やサービスパフォーマンスに関するデータ分析
•TCS業務に関連する各種文書の作成・更新
•Service & Repair部門で使用する消耗品の調達管理
•その他、必要に応じた事務・運営業務のサポート

■職務概要（Primary Function of Position）

カスタマーサービス担当者（Customer Service Representative 2） は、正確かつタイムリーでコンプライアンスを遵守したカスタマーサービス業務を提供し、優れた顧客体験の実現を支援するポジションです。
日々のオペレーション業務を遂行するだけでなく、業務改善の機会を発見し、既存プロセスの簡素化や自動化、標準化、デジタルトランスフォーメーション（DX）推進に貢献することが期待されます。
このポジションでは、好奇心、論理的思考力、学習敏捷性（Learning Agility）、そして既存のやり方に建設的に改善提案を行う姿勢が求められます。
また、規制要件および品質要件を遵守しながら、拡張性のある業務プロセスを支えるために、社内の各部門や海外拠点と連携します。

■主な職務内容（Essential Job Duties）
1. 顧客サポートおよびオペレーショナルエクセレンス
顧客からの注文、返品、返金処理、苦情対応、お問い合わせ対応を、社内規定および法規制に沿って正確に実施する。
社内外の顧客に対し、迅速かつプロフェッショナルなサポートを提供する。
SAP、SFDC（Salesforce.com）などの業務システムへの入力・処理を正確に行う。
受注処理状況をモニタリングし、発生した問題や例外案件を解決する。
不具合品の受領・登録を行い、内容確認のうえ、必要に応じて3PL（物流業務委託業者）への指示・サポートを行う。
顧客トレーニングチームおよび営業部門と連携し、医師向けトレーニングの日程調整を行う。

2. 継続的改善およびイノベーション
業務の非効率性や繰り返し発生する課題を特定し、改善提案を行う。
業務プロセス改善、自動化、デジタル変革プロジェクトに参加する。
顧客体験、品質、コンプライアンス、業務効率向上につながるアイデアを提案する。
新しいテクノロジー、システム、AIツール、自動化ソリューションの導入・定着を支援する。
データ分析やKPIを活用し、業務パフォーマンスを把握し改善機会を特定する。

3. 部門間連携およびナレッジ共有
社内各部門および海外拠点と良好な協力関係を構築する。
ナレッジ共有、業務手順書作成、標準化活動を支援する。
チーム内の議論や改善活動に積極的に貢献する。
必要に応じて新入社員のオンボーディングやトレーニングをサポートする。

4. コンプライアンスおよび品質管理
関連法規、品質マネジメントシステム（QMS）、社内ポリシーを遵守する。
薬機法（Pharmaceutical and Medical Device Act）、SOX法対応、その他の関連手順を順守する。
品質上またはコンプライアンス上の懸念事項を発見した場合、適切に報告・エスカレーションする。
管理文書や業務標準書の維持・管理を支援する。

■Primary Function of Position

The Customer Service Representative 2 is responsible for delivering accurate, timely, and compliant customer service operations while supporting a positive customer experience.
In addition to executing daily operational activities, this role is expected to identify opportunities for improvement, simplify, existing processes, and contribute to automation, standardization, and digital transformation initiatives. The success candidate demonstrates curiosity, critical thinking, earning agility, and a willingness to challenge existing ways of working constructively.
This role collaborates across functions and regions to support scalable business processes while maintaining compliance with regulatory and quality requirements.

■Essential Job Duties
Customer Support & Operational Excellence
• Process customer orders,returns,credits, complaints, and inquiries accurately and in accordance with
company policies and regulatory requirements.
• Deliver professional and timely support to both internal and external customers.
• Execute SAP, SFDC, and related business system transactions accurately.
• Monitor orders processing activities and resolve operational exceptions.
• Register and receive defective products, verify their contents, and provide guidance to 3PL partners
when necessary.
• Coordinate surgeon training schedules with the Customer Training and Commercial teams.

Continuous Improvement & Innovation
• Identify inefficiencies, recurring issues, and opportunities to improve operational processes.
• Participate in business process improvement, automation, and digital transformation initiatives.
• Contribute ideas that improve customer experience, quality, compliance, and operational efficiency.
• Support implementation and adoption of new technologies, systems, AI tools, and automation
solutions.
• Use data and KPIs to understand operational performance and identify improvement opportunities.

Collaboration & Knowledge Sharing
• Build effective working relationships across functions and regions
• Support knowledge sharing, process documentation, and standardization activities.
• Contribute positively to team discussions and continuous improvement effors.
• Support onboarding and training activities when required.

Compliance & Quality
• Follow all applicable regurations. Quality Management System requirements, and company policies
• Ensure compliance with Phamaceutical and Medical Device Act requirements, SOX controls, and
other applicable procedures.
• Identify and appropriately escalate quality or compliance concerns
• Support maintenance of controlled documentation and process standards.

顧客対応の窓口として、複雑な問い合わせ対応、エスカレーション対応、苦情調査と是正アクション調整を行い、顧客満足と関係性強化を推進。
受注処理の正確性と効率性を担保し、配送状況・引当/返品等の進捗管理や各部門連携を通じて確実な提供に貢献。
顧客マスターデータの品質管理、情報の妥当性確認、統制窓口としてガバナンスも担当。あわせて業務改善、CRM/ERP等の変革プロジェクト、基幹システム導入に伴うプロセスマッピングや移行準備、教育・検証、ハイパーケア支援を推進。若手育成・専門家としてのケース支援も担う。

Job Description:
■Depuy Synthes Customer Service Super Visor
・担当するBUオペレーション遂行責任（受注～請求～販売後の各種対応）
・担当するBU活動（NPI/新プロセスなど）への貢献責任
・担当するBUオペレーション生産性向上/費用削減を通じてビジネスへの貢献責任
・担当するチームメンバー成長への寄与
・外部委託会社マネジメント
・sox/QMS活動順守
・Transcend/Osprey PJ実装への貢献
・他

当社のアフターサービス部門にて、予備部品（スペアパーツ）の在庫管理および物流管理を担当いただきます。

サービスエンジニアが必要な部品を適切なタイミングで使用できる体制を構築し、在庫の最適化やサプライチェーンの改善を通じて、サービス品質と顧客満足度向上に貢献していただくポジションです。

【業務詳細】
・国内スペアパーツ在庫（PIC：Parts in Country）の管理および適正在庫の維持・最適化
・サービスキットやサービスエンジニア向け在庫（Van Stock）の管理
・需要予測ツールを活用した部品補充計画および在庫計画の策定
・倉庫運営、入出庫管理、輸送費・物流コストの管理および改善
・棚卸しや在庫分析を通じた在庫精度向上および在庫差異の原因分析
・保証交換部品や返却部品の管理、本社物流チームとの連携
・フィールドサービスエンジニアやサービス部門へのバックオフィスサポート
・サプライチェーンおよび物流プロセスの継続的な改善活動

Job Summary:
The Associate Manager, Customer Service is responsible for managing day-to-day customer service operations, including order management, sales data administration, customer issue resolution, and coordination across commercial and operational teams.
The role ensures that orders and customer information are processed accurately and efficiently, customer service KPIs are monitored, and operational processes comply with relevant requirements. The position also works closely with local and global stakeholders on system improvements, operational projects, cost optimization, and continuous improvement initiatives.


Key Responsibilities:
Order Management & ERP Operations
・Manage and oversee the processing of various order types, including sales orders, returns, discounts, and rentals, using JDE and SAP.
・Implement and manage HST order-taking procedures to ensure effective and consistent execution.
・Ensure legally required biological data is accurately collected from customers and registered in JDE.
・Support the resolution of order-related and system-related issues to maintain smooth daily operations.

Sales Data & Performance Tracking
・Coordinate the collection of detailed monthly sales data from wholesalers and ensure accurate entry into JDE.
・Ensure sales information is processed accurately and on time to support business performance monitoring and commercial decision-making.
・Identify and address data or process issues that may impact reporting accuracy or operational efficiency.

Customer Service Operations
・Manage customer complaints, exceptions, and irregular cases with professionalism and appropriate follow-through.
・Monitor key Customer Service KPIs and take proactive action where necessary to support achievement of targets.
・Oversee outsourced customer service providers and ensure service expectations are effectively managed.
・Support the management and monitoring of the Customer Service budget.

Cross-Functional & Global Collaboration
・Partner closely with commercial and marketing teams on day-to-day operational requirements and customer-related matters.
・Work with global teams to troubleshoot and resolve system-related issues affecting Customer Service operations.
・Coordinate across different stakeholders to ensure operational issues are addressed efficiently.
・Provide regular updates to global stakeholders on Japan's operational status, key issues, and relevant developments.

Compliance & Operational Excellence
・Maintain an understanding of relevant regulations and translate requirements into appropriate operational procedures.
・Develop, implement, and improve Customer Service processes and procedures as business requirements evolve.
・Identify opportunities to improve operational efficiency, accuracy, service quality, and cost effectiveness.
・Ensure Customer Service activities are performed in accordance with established processes and applicable requirements.

Projects & Continuous Improvement
・Lead or support system upgrade initiatives affecting Customer Service and commercial operations.
・Drive cost-reduction initiatives related to shipping and operational processes.
・Support project planning, implementation, stakeholder coordination, and execution.
・Identify opportunities to simplify processes and improve overall Customer Service operations.

プロフェッショナルな専門知識を通じて常に顧客満足を追求し、お客様から寄せられる問題・問い合わせ・苦情の記録・管理・対応を担当する、エネルギッシュで成果志向のテクニカルコールセンタースペシャリストを募集しています。

この職務では、「初回修理完了率（First Time Fix Rate）」と「サービス提供時間（Time to Service）」の面で、最高水準のサービスを提供する重要な役割を担います。

■具体的な業務内容
・お客様からのリクエストに迅速に対応し、問題解決をスムーズにするために、報告されたトラブルに関するすべての関連情報を収集する。
・各顧客タッチポイントに於いて、有償アフターサービスに必要な顧客情報（請求先情報や締め支払日など）に漏れがないかを確認し、必要に応じ情報収集を行う。
・トラブルシューティングの第一線として対応し、顧客SLA（サービス品質保証契約）を満たすために迅速なエスカレーションを行う。
・技術的バックグラウンドをベースに、適切なトラブルシューティングを通じて既知の問題に効果的な解決策を提供し、簡単な問題の場合は必要な交換部品を特定して発注する。
・丁寧さ、品質、スピードの面でプロフェッショナルなテクニカルアシスタンス基準を満たし、顧客満足度を保証する。
・お客様から直接依頼されるスペアパーツ販売に対し、発注処理を行う。
・市場からの製品データ収集を確実に行う。
・製品に関するフィードバックデータの収集を管理する。
・サポートコストを抑え、顧客SLAに沿った迅速な問題解決を実現するために、認定技術者を主体的にサポートする。
・業務システム内のデータ正確性を維持する。
・新たなスキルを身につけ、社内ポリシー・プロセス・新製品の最新情報を常に把握するために、すべての研修コースを迅速に修了する。

■評価指標（KPI）
・顧客満足度（NPS）
・初回訪問での修理完了率（FTFR）
・問い合わせ対応件数
・問題解決までの対応時間
・技術研修の修了状況
・サービス品質および業務効率改善への貢献

カスタマーサクセス 兼 営業サポートとして、一般消費者向けの「ホーム心臓ドック」、医療機器の心電計「eclat（エクラ）」の顧客管理やアフターフォロー、営業支援に関わる業務を担っていただきます。

【具体的な仕事内容】
■WEB上やスプレッドシートを用いた顧客情報の管理
■「ホーム心臓ドック」に関する顧客への連絡（メール、電話など）
■各製品の不具合などの問い合わせに対する一次対応
■伝票の作成
■商品の出荷関連業務 等々

【本ポジションの魅力】
■「ココロミルのおかげで命が助かった」という顧客からの感謝を直接受け取れる、極めて社会貢献度の高い仕事です。
■成長フェーズのベンチャーにつき、既存の枠に囚われず自ら業務フローを構築・改善する醍醐味があります。
■医療従事者が社内におり、専門知識を学びながら自身の市場価値を高められます。
■時短応相談、フレックス、リモート可(週1日)で働き方も柔軟です。

組織体制の強化に伴い、会社運営を支える総務機能と社長を支える秘書機能の両面を強化するため、新たなメンバーを募集します。
社内環境の整備や管理業務など、総務としての幅広い業務に加え、役員のスケジュール管理を担っていただくポジションです。

状況に応じて柔軟に対応し、周囲と連携しながら、自ら考えて行動できる方にご活躍いただきたいと考えています。

＜総務業務＞　
　・社内環境整備（オフィス管理等）
　・社内行事・会議運営サポート
　・その他、庶務業務全般

＜役員秘書業務＞　
　・役員のスケジュール管理および最適化
　・出張・来客対応
　・その他、役員業務の円滑化に向けた各種サポート

【Position Overview】
The Office Manager, Japan is responsible for ensuring the effective, safe and efficient operation of the Japan office and for providing broad administrative and business support across the organization.

The role leads general affairs and day-to-day office operations, including workplace safety, facilities, vendor coordination, employee onboarding and offboarding support, internal meetings, company events, and other administrative activities required to support the Japan organization.

As Japan operates with a lean organizational structure, this role is expected to work across functions, proactively identify operational needs, and take ownership of a broad range of activities beyond traditional office management responsibilities. Success requires agility, collaboration, sound judgment, a hands-on approach, and a willingness to support the business without drawing rigid boundaries around the role.

The role may provide limited administrative support to local leadership and international visitors when required. Dedicated Executive Assistant responsibilities are not a primary focus of this position.

【Key Objectives】
Office Management & General Administration 70%
Business Support & Special Projects 30%

※The allocation above is indicative. Actual priorities may vary according to business needs, seasonal activities, office events and operational requirements.

【Key Responsibilities】
■Office Management & General Administration
•Manage day-to-day office operations and maintain a safe, efficient, well-organized and professional workplace environment.
•Establish, maintain and continuously improve office procedures, policies and administrative processes.
•Coordinate office facilities, maintenance, supplies, equipment, access control, meeting rooms, workplace services and emergency preparedness.
•Manage office-related budgets, purchase requests, vendor invoices, contracts, supplier relationships and relevant administrative records.
•Act as the primary point of contact for office-related matters and coordinate with internal and external stakeholders to resolve issues promptly.
•Support employee onboarding and offboarding, including workplace preparation, access, equipment coordination and related administration.
•Coordinate workplace safety activities and support compliance with company policies and applicable local requirements.
•Plan and coordinate internal meetings, town halls, training sessions, sales meetings, company events and employee engagement activities.
•Coordinate visitor logistics, office access and business travel-related administration when required.

■Business Support & Special Projects
•Provide flexible administrative and operational support across functions based on business priorities.
•Coordinate cross-functional activities and projects involving multiple stakeholders, timelines and external partners.
•Act as a liaison between the Japan organization and regional or global teams on administrative and operational matters.
•Identify opportunities to simplify, standardize and improve ways of working, using digital tools where appropriate.
•Support ad hoc projects, events and business initiatives as assigned.
•Take ownership of operational issues that may not sit clearly within a single function and work collaboratively to drive them to resolution.
•Contribute to a culture of teamwork, accountability, agility and continuous improvement.

■Authority
Operates within approved company policies, budgets and delegation of authority. Escalates commitments, contracts or decisions requiring formal approval to the appropriate manager or function.

【営業事務】
・電話、メール等による各種問い合わせ対応（社内外）
・電話、メール等による受注処理
・受注情報のシステム入力および確認
・受発注に関する営業スタッフ等との調整
・物流部門への出荷指示や調整等
・ファイリング
・製品や資料の簡単な梱包や発送手配

注力している デジタルビジネスの支える重要なポジションです。
歯科領域でも急速なデジタル化が進み、次世代の歯科診療においてデジタルソリューションは不可欠となっています。
本ポジションでは、IOSおよびLab用スキャナーを中心としたデジタル製品のリモートサポート全般をサポートしていただきます。

＜主な業務内容＞
営業担当者やマーケティング担当者が営業活動に専念できるように、製品の発注や在庫管理、学会運営などの事務業務を集約しサポートするとともに新製品導入といったスタートアップ、社内の業務改善や改革、営業・物流・品質・薬事をつなぐコーディネーター的な役割を担っていきます。

① 製品・物流関連業務
・発注業務
・通関書類作成
・仕入処理
・検品不良品のメーカー報告・返送
・苦情品返送対応
・代替品処理
・一部製品の出荷対応
・デモ機管理・出荷
・修理対応
・在庫管理の標準化推進

② 学会・セミナー運営支援
・学会出展申請
・学会事務局との調整
・展示物発送
・セミナー物品準備
・運送会社手配
・演者・座長謝金支払い
・学会参加費支払い
・セミナー動画編集

③ 営業・マーケティング支援
・営業部門の事務サポート
・新製品導入時の業務整理
・部門間調整
・各種フォーマット整備
・業務マニュアル作成
・業務標準化・効率化推進

④ 医療機器業界特有の役割
・在庫管理
・ロット管理
・デモ機管理
・修理・保守履歴管理
・学会対応
・薬機法や公正競争規約への対応

＜仕事のやりがい＞
・営業・マーケティング担当者が本来の活動に集中できる環境を整え、事業の成果を支えていることを実感できます。
・営業・物流・品質・薬事など複数部門をつなぎ、関係者と連携しながら業務を円滑に進める達成感があります。
・業務の標準化や効率化、マニュアル整備を通じて、自らの工夫が組織全体の生産性向上につながる手応えを得られます。
・多くのメンバーとコミュニケーションを取ることで、視野が広がり、業務の繋がりを実感しながら業務を行うことができます。
・医療機器を扱っていることで、世の中への貢献を感じながら業務を行なえ、医療技術の進歩を取り入れ製品販売の立ち上げを行うことで、更に患者様ひとりひとりへの貢献を実感することができます。

＜目指せるキャリア＞
・受発注・在庫・物流・学会運営などの実務経験を積み、医療機器ビジネスを支えるオペレーションの専門家を目指せます。
・新製品導入や部門横断プロジェクトをリードし、業務設計・業務改善を担うプロジェクトリーダーへ成長できます。
・経験を重ねることで、チーム運営や人材育成を担うマネージャー、または営業企画・マーケティング・サプライチェーンなど関連部門へのキャリア展開も目指せます。

仕事内容
役員秘書業務、並びに当社の医療機器製品を医療機関（病院・クリニック等）へ提案・販売する営業活動を支援する職です。

主な業務内容
- 社長・GM およびSales Managerの秘書・サポート業務
- Sales 部門の管理業務
- 各種資料作成サポート（社内、社外向け）
- 会議スケジュール調整
- 各種業務の進捗管理サポート
- 社内外からの問い合わせ・連絡事項の取次
- 宅配便、郵便物の受け取り、代理発送

Position Summary
デジタル サポート アソシエイトは、IntuitiveのDigital Productsについて、電話、メール、SNS等の方法で社内外の顧客にTier 1 のカスタマーサポートを提供します。Digital Productの内容を理解し、トラブルシューティングを確実に行い、高いコミュニケーション能力を持って顧客の問題をタイムリーに解決する優れたサービス・サポートを提供します。また、IntuitiveのDigital Productの一つであるCustomer Portalシステムの改修、開発、社内外の顧客に対するPromotion活動も行います。

Roles and Responsibilities
• Intuitive のデジタル製品に対し、Tier 1 サポートを担当する
• 顧客からの問い合わせや要望をもれなく迅速に、プロフェッショナルに対応する
• 必要となる最小限の指示や教育により、すべてのデジタル製品サポートタスクにおいて熟練度を向上させる
• 通常のトレーニングを経て、ManualやWork Instructionを理解し、その内容に基づいた業務を遂行する。また、業務の変更と共にマニュアルやワークインストラクションの内容更新に貢献する。
• 問い合わせや苦情などを、もれなく正確に社内システムに登録する
• 問い合わせや苦情などのインシデントをいつ、またどのように他のチームにエスカレーションするかを正確、迅速に判断し、エスカレーションする
• 問い合わせや苦情などに対し、解決または他部門に引き継ぐまで、オーナーシップと責任をもって対応する
• 法令、コンプライアンス要件および社内規定の理解
• 品質、サービスレベル、知識、スケジュール順守、その他マネジメントが定義した指標に対するパフォーマンスや生産性の目標を達成または上回る
• 全ての顧客情報に関し機密性を維持する
• Digital Productの改修、開発、テストを行う
• Digital Productの社内外へのPromotionのための企画、運営のサポートを行う
• マネージャーにより与えられるその他のタスクや責任を担う

弊社の医療製品を使⽤するまたはご興味をお持ちいただいたお客様に対して、お電話で専⾨的なサポートとアドバイスを提供する業務です。
さまざまな⽬標（通話量、通話品質等）達成に向けて⾃⼰成⻑し続けるやりがいのあるお仕事です。
＜主な業務＞
① 架電　Webやおハガキ経由でサンプル依頼やお問い合わせをいただいたお客様への製品案内やサンプル提供
② ⼊電　直接お電話にてお問い合わせいただいたお客様への対応
③ 専⽤システムへの⼊⼒業務︓会話の記録、サンプルの⼿配の記録等

カラコン・クリアコンタクトレンズに関するお問い合わせ対応をお任せします。
お客様のお声をもとに、他チームと連携して、サービスや商品の改善にも携わっていただきます。

同社の営業事務に従事いただきます。

■仕事内容
受注・発注処理および専用システムへのデータ入力
見積書、納品書、請求書など各種書類の作成・管理
電話・メールによるお客様対応
営業担当者からの依頼事項への対応およびサポート業務
商品在庫や納期の確認、仕入先との調整
売上データの集計や資料作成
顧客情報の管理・更新
来客対応および庶務業務

【職務内容】
動物用医療機器、動物用体外診断用キットの顧客（動物病院）及び代理店からの使用上の質問、結果の解釈、機器の不具合などに対して、電話・訪問により技術的サポート・情報提供を行い、顧客満足向上に貢献する 。

【具体的な仕事内容】　
●医療機器・検査キットユーザー（動物病院）からの問合せに対するトラブル対応
●機器、キットなどのクレーム・トラブル対処
●製品・業界関連の情報収集と情報提供
●クレーム対応、手技確認、代替機・修理機設置、納品サポート、情報提供、トレーニングなどを目的とした顧客訪問
●既存顧客のリテンションプログラムの立案・実行
●製品の顧客用資料作成
●データ集積、解析
●新製品発売の準備と関連部署へのサポート
●その他、既存顧客の顧客満足（NPS）を向上させるための様々な活動・プロジェクトに参加

【同社の特徴】
同社は本社をアメリカに置き、世界175ヶ国に展開している企業です。Nasdaq100銘柄、S&P500銘柄にノミネートされる安定した基盤を持ち、日本支社は前年比10%以上の成長を続けています。業界の中でのアイデックスの強みは、開発投資を積極的に行う事で生み出された製品力とサービスの豊富さにあります。アイデックスは国内で唯一、医療機器、検査サービス、検査キットの3点を自社で提供している企業です。一方で、ワークライフバランスが整っており、女性が長期にわたり働きやすい環境であるため、女性の在籍率は50%を超えています。