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社内・社外取締役を対象とした役員秘書機能の立上げおよび実行を担っていただきます。特に、株式譲渡後に新たに就任予定の社外取締役、株主関係者、社内経営陣とのコミュニケーションが円滑に進むよう、役員サポート体制を設計・運用いただきます。
【1. 役員秘書機能の立上げ】
・Aratasの経営体制・ガバナンス体制に適した役員秘書機能の設計。
・社内取締役、社外取締役、株主関係者との連絡・調整プロセスの構築。
・秘書業務に関する社内ルール、運用フロー、ナレッジの整備
【2. 役員秘書業務の実行】
・社内取締役、社外取締役のスケジュール調整、会議設定、日程管理
・取締役会、経営会議、株主・社外取締役との会議等の調整・案内
・会議資料の準備依頼、回収、体裁確認、共有、事前送付
・来客対応、出張手配、会食・接遇手配、必要に応じた経費処理支援
・役員の業務遂行に必要な各種サポート
・社外取締役や株主関係者からの問い合わせ対応窓口
【3. 取締役会・ガバナンス関連業務の支援】
・取締役会の年間スケジュール管理、開催準備、関係者調整
・取締役会議案、資料、議事録等に関する関係部門との連携
・取締役会後のアクションアイテム管理、フォローアップ支援
・株主、社外取締役、監査役等とのコミュニケーション支援
・その他、役員・取締役会運営に関する業務全般
※担当範囲は、ご経験・専門性を踏まえて相談のうえ決定します。秘書業務をベースとしつつ、取締役会事務局・経営管理・コーポレートガバナンス関連業務へ領域を広げていただくことを期待しています。
◆具体的な仕事内容に対しての期待する成果
・独立新会社として、社内・社外取締役が円滑かつ安定的に職務を遂行できる役員サポート体制が構築されていること
・株主、社外取締役、社内取締役、執行・事業部門間のコミュニケーションが適切に設計・運用されていること
・取締役会や重要会議体の開催準備、資料連携、事後フォローが滞りなく行われ、意思決定の質とスピード向上に貢献できていること
・属人的な秘書業務ではなく、Aratasに適した標準プロセス・ルール・ナレッジとして定着していること
・役員・社外取締役・株主関係者から信頼される、機密性・正確性・先回り力の高いサポートが提供できていること
◆この仕事の魅力
・大企業から独立し、PEファンド傘下で新たな成長を目指す会社の経営体制づくりに、立上げ段階から関わることができます。
・単なる秘書業務にとどまらず、株主、社外取締役、経営陣、事業部門をつなぐ重要なハブとして、経営の意思決定を支える役割を担うことができます。
・新会社の役員秘書機能、取締役会運営支援、ガバナンス関連プロセスを一から構築するため、既存ルールの運用だけでなく、自ら仕組みを設計する経験を積むことができます。
・製造業としての実体ある事業基盤、グローバルな顧客基盤、世界トップクラスの製品群を持つ会社で、企業変革フェーズの中核に近い立場で働くことができます。
・将来的には、役員秘書領域に加え、取締役会事務局、コーポレートガバナンス、経営企画、広報、全社プロジェクト推進など、コーポレート中核機能へキャリアを広げることが可能です。
◆部・チームの業務概要
配属先は、Aratas株式会社のプロジェクト推進室です。
プロジェクト推進室は、独立企業として新たに必要となるコーポレート機能のうち、役員秘書機能、取締役会運営支援、広報機能、全社横断重要プロジェクトのプログラムマネジメントなどを担う組織です。ミッションは、株主、取締役会、経営陣、事業部門、市場・顧客、社内プロジェクトのハブとなり、各ステークホルダーとの関係性を企業価値向上につなげることです。
現在は少数精鋭の立上げフェーズであり、各メンバーがそれぞれの専門領域において、新会社に必要な仕組み・プロセス・運用体制の構築をリードしています。本ポジションには、役員秘書機能および取締役会周辺業務の立上げ・確立を中心的に担っていただくことを期待しています。
◆配属先の課・チームの人数や雰囲気
プロジェクト推進室は、新会社Aratasの独立に伴い必要となるコーポレート機能を立ち上げる少数精鋭の組織です。
役員秘書、取締役会運営支援、広報、全社横断プロジェクト推進など、経営に近い領域を担うため、スピード感、主体性、正確性、関係者調整力が求められます。
一方で、立上げフェーズのため、固定化された業務だけをこなすのではなく、必要な仕組みを自ら考え、関係者を巻き込みながら形にしていくことができます。経営陣や関係部門との距離が近く、会社の変革を肌で感じながら働ける環境です。
以下いずれかの経験をお持ちの方
(※課長クラス採用の場合は、マネジメント経験が必須となります)
・役員秘書、社長秘書、経営層秘書、グループセクレタリー等の実務経験
・複数の役員、社外役員、外部ステークホルダーを含むスケジュール調整・会議運営経験
・取締役会、経営会議、役員会議、株主関連会議等の重要会議体の運営支援経験
・機密情報を扱う部門での業務経験
・経営企画、総務、法務、広報、IR、コーポレート部門等での経営層サポート経験
※上場企業、大手企業、製造業、PEファンド投資先企業、グローバル企業等での役員対応経験がある方は特に歓迎します。
◆必須条件【スキル】
・経営層、社外取締役、株主関係者等と適切にコミュニケーションできるビジネスマナー、文章力、調整力
・複数の関係者・会議・タスクを同時に管理できるスケジュール管理力、段取り力
・機密情報を適切に取り扱える高い倫理観、守秘義務意識
・会議体運営に必要な資料準備、議事録、関係者連絡、タスクフォローの実務スキル
・Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams等の基本的なPCスキル
・曖昧な状況でも自ら課題を整理し、必要なプロセスを構築できる力
◆歓迎条件
・社外取締役、監査役、株主、PEファンド、投資家等との対応経験
・取締役会事務局、株主総会事務局、経営会議事務局等の経験
・製造業、電子部品、自動車、産業機器、BtoBメーカーでの就業経験
・グローバル企業での役員秘書・経営サポート経験
・英語でのメール対応、会議調整、資料確認が可能な方
・コーポレートガバナンス、会社法、取締役会運営に関する基礎知識
・秘書業務の立上げ、業務改善、標準化、マニュアル化の経験
・部門横断プロジェクトや全社プロジェクトの運営支援経験
京都府
650 万円 ~ 1,250 万円
三菱ふそうトラック・バス株式会社
本部門は、確固たる技術基盤を活かしつつ、より機動的でスピード感ある財務運営を実現するため、全社の財務戦略・ガバナンス・経営管理を担うコーポレートファイナンス部門となります。日々の経営判断を支えるために、事業部門や経営層と密接に連携しながら、精度の高い分析と迅速な対応が求められるダイナミックな環境です。事業の健全な成長を数字で支え、企業価値の向上に直結する意思決定をリードできる──それが財務部門で働く最大の魅力です。
財務及びITを統括し、総勢33名(CFO:1, 財務:23, IT:9)の部門で、川崎地区:13, 富山地区:20の人数構成になります。
年代としては、30~40代が最も多く、日常から意見を交わしながら積極的に業務に取り組み、チームワークが非常に良い部門です。
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<主な業務内容>
CFOの業務を円滑に進めるための、秘書業務全般を担当します。
高いホスピタリティと正確性をもって、社内外の調整・文書作成・来客対応などを行い、CFO の日々の業務を支える重要なポジションです。
【主な業務内容】
1. スケジュール管理
- CFO の日々の予定、会議、出張の管理
- 社内外関係者とのアポイント調整
- 移動時間・準備時間等を考慮したスケジュール最適化
2. 会議・来客対応
- 会議室予約、会議設定、オンライン会議準備
- 来客・VIPのアテンドおよび応対
- 名刺管理、案内状・招待状の作成および発送
- 会議準備などのサポート
3. 社内外の連絡対応
- CFO宛のメール/電話の確認および取次ぎ
- 必要に応じた代理返信、要点整理
- 社内各部門との連絡・調整のサポート
4. 文書作成・管理
- 各種文書の作成、翻訳、校正
- 請求書・申請書・経費関連の処理
- 文書・資料・契約書のファイリング、管理
- Confidential情報の厳格な取り扱い
5. 出張・手配業務
- 国内外出張手配(航空券、ホテル、車両、レストラン等)
- 出張時のアテンド(必要に応じて)
- 旅程表および必要資料の準備
6. 経費管理・事務サポート
- CFO の経費精算、支払処理
- 小口現金、書類対応などの事務処理
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※選考を通して適性を鑑みて、CFO以外の役員の担当となる可能性もございます。
- 企業または多国籍な環境における、経営層(CEO・役員)を対象とした秘書・アシスタント業務経験
※部長クラスのサポート経験でも、業務範囲が広く、高度な調整・サポート経験がある場合は可
- 社内外のステークホルダーと連携しながら業務を遂行した経験
求められるスキル(業務遂行能力)
- 複数の業務を高い精度で並行して処理できる、優れた調整力・タイムマネジメントスキル
- CFOレベルの意思決定を支えるための、優先順位判断力・状況把握能力
- 急な予定変更やイレギュラー対応にも落ち着いて行動できる、柔軟性・問題解決力
- 社内外とのコミュニケーションを円滑に進めるための、明確で丁寧な対人対応力
- 言語要件:
- 日本語:ネイティブまたは流暢レベル
- 英語:ビジネスレベル以上
- 業務ツールスキル:
- Microsoft Office(Outlook, PowerPoint, Excel, Word)の実務レベルのスキル
- 業務効率化に向けたデジタルツールの活用に積極的で、新しいシステムの習得に抵抗がない方
求められる職務姿勢
CFOのスケジュールや機密事項を扱うための、高い責任感・プロ意識・守秘義務
- 多国籍な環境で、多様な価値観とバックグラウンドを持つメンバーと協働できる姿勢
- 正確性と丁寧さを持ち、業務に誠実に向き合えること
神奈川県
500 万円 ~ 900 万円
大手自動車部品メーカー
当統括部役員の秘書業務及び該当部署業務
【担当する業務(詳細)】
(1)役員のスケジュール管理・調整
(2)交通/会食/宿泊手配、経費精算
(3)社外からの来客時の対応
(4)その他、役員が経営課題に取り組む為の全般的なサポート
(5)該当部署の一部業務
【配属部署】
面光源プロジェクト
【働き方について】
フレックスタイム・在宅勤務あり・残業20~30h/月
※出社がベースとなります。
・Word,Excel等基本的なPCスキルのある方
・役員のスケジュール調整のご経験
・秘書業務経験
神奈川県
430 万円 ~ 850 万円
【配属先】
総務部 秘書グループ
■職務詳細:
◇秘書業務
【主な業務内容(一例)】※会食同席などはありません
①担当秘書業務
スケジュール管理、役員が職務遂行に必要な周辺環境の整備、サポート
(日程調整・来客応対・諸手続き・物品手配等)
②制度企画業務
将来の経営人財の輩出を踏まえた役員に関わる制度企画・運用と人財育成制度に関する支援
(コーポレートガバナンス対応、インサイダー情報対応、役員制度企画等)
役員に関する各種制度の管理・運用(役員厚生制度、傷害保険)
③秘書スタッフ業務
・役員の企業活動における各方面との渉外業務全般
(企業・団体・官公庁との渉外業務、慶弔・栄典対応)
・経営環境を踏まえた会議体、日程管理、企画、運営業務等
(会議・年間行事管理、株主総会対応、取締役会・役員会運営業務、役員イベント)
・役員の職務遂行に必要な執務環境づくり
(セキュリティ・機密管理、役員執務環境整備、什器等手配、役員健康管理制度)
・社会人経験をお持ちの方(目安1年以上)
・社内外の関係者との折衝経験をお持ちの方
■歓迎条件:
・秘書業務経験をお持ちの方
・製造業界でのご経験をお持ちの方
・英語力をお持ちの方
東京都
450 万円 ~ 非公開
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