求人・転職情報
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大手通信・投資テクノロジー持株会社
単なるスケジュール管理や来客対応にとどまらず、部門全体の業務が円滑に進むよう、先回りした調整や関係者とのハブとしての役割が求められます。秘書業務とアドミン業務をバランスよく担い、主体的に動ける方を想定しています。
主な業務内容
① 秘書業務
・役員・マネジメント層のスケジュール管理・調整（社内外）
・会議設定、会議室手配、オンライン会議準備
・来客対応、電話・メール対応
・出張手配、経費精算サポート
・各種資料作成・取りまとめのサポート
② アドミン（管理・運営）業務
・部門全体の業務サポート・運営補助
・請求書処理、契約・稟議関連の事務対応
・各種データ管理、リスト更新、進捗管理
・新メンバー受け入れ時のオンボーディングサポート等
※秘書業務とアドミン業務の割合は、状況やご経験に応じて調整されます。
【本ポジションの魅力】
・秘書業務に加え、部門全体を支えるアドミン業務を担うことで、業務範囲を限定しない幅広い経験を積むことができる
・経営層・マネジメント層に近い立場で業務を行うため、意思決定の背景やスピード感を間近で体感できる
・単なるサポート業務にとどまらず、業務の進め方やオペレーション改善など、主体的な関与が期待される環境
・部門内外の多くの関係者と関わりながら、組織運営を下支えする役割を担える
【得られるスキル・経験】
・複数関係者・案件を並行して管理する調整力・優先順位付け能力
・役員・管理職を支える高いレベルのビジネスコミュニケーション力
・契約・稟議・請求処理など、コーポレート業務に関する実務知識
・経営に近い情報に触れることで培われる、視座の高い業務理解力
・事務、アドミン、秘書いずれかの実務経験（目安：3年以上）
・基本的なPCスキル（Word、Excel、PowerPoint）
・社内外との調整・コミュニケーション経験
・英語を使用した業務経験（メール対応等）
【歓迎】
・役員秘書、部門アシスタントの経験
・外資系金融機関での業務経験
【求める人物像】
・秘書業務に限定せず、幅広いアドミン業務に前向きに取り組める方
・複数の関係者と円滑にコミュニケーションを取れる方
・優先順位をつけながら、柔軟に業務を進められる方
・指示待ちではなく、先を読んで行動できる方
東京都
448 万円 ~ 1,265 万円
大手インフラ系商社
‐会食・出張に関する手配（会場予約、手土産準備、交通機関・宿泊先の手配等）
‐イベント準備、事務局
‐財界活動
‐役員車の運行管理、ハイヤー手配
‐挨拶原稿作成
‐ゴルフ手配
‐郵便物の管理
‐来客対応
‐電話・メール対応（社内やお客様との連絡・調整業務）
‐案内状・お礼状など
‐贈答手配
‐交際業務のサポート（中元、歳暮、年賀状、慶弔、冠婚葬祭）
‐経費精算
・事業会社にて秘書業務のご経験
大阪府
600 万円 ~ 1,200 万円
・社長および執行役員の特命事項に関する対応・推進
・経営会議の運営（議事進行、資料作成、各部門との調整 等）
・経営会議における特命事項の企画・管理
・全社イベント（NCC等）の企画・運営支援
・秘書業務および関連する付随業務
② 社内外コミュニケーションおよびグループ調整業務
・海外を含む事業・業務提携に関する企画・推進・調整
・グループ会社間の連携強化および調整業務
・企業広報活動およびSNS等のソーシャルメディア運営に関する業務
・会社施設の管理・運営に関する業務
③ 新規事業・変革推進に関する業務
・新規事業および社内インクルージョン推進に関する企画立案・実行管理
・新しいテクノロジーを活用した社会・企業変革の推進
・上記に関連するプロジェクトの企画・運営・推進
・ビジネスレベルの英語力
【歓迎条件】
・インターネット、テクノロジーに関する興味関心
・海外留学、海外勤務経験
【求める人物像】
・高度な守秘性が求められる業務において、誠実かつ信頼される行動を一貫して取れる方
・経営陣の意図や状況変化を的確に把握し、論点整理・調整・実行を粘り強く推進できる方
・新しいテクノロジーや海外の事業動向に対し、常に学習意欲を持ち、自ら情報を収集・検討できる方
・複数のステークホルダーと調和的に関係を築き、社内外を巻き込みながら施策を前進させられる方
・多岐にわたる業務領域に柔軟に対応し、状況に応じて適切な優先順位を設定できる方
・社会・組織の変革に対し、高い当事者意識と責任感をもって取り組める方
東京都
600 万円 ~ 1,200 万円
【半蔵門】外資系高級ラグジュアリーブランド
1. Executive Assistant Duties
・Scheduling- daily, Expense control – monthly, Travel arrangements - when applicable
・Internal meeting arrangements, agenda setting, taking meeting minutes
・Visitors arrangement- itinerary, hotel and car bookings, lunch and dinner or gift arrangements (when necessary)
・VIP treatment- arrangement of hotel, transport, restaurant, gifts, flowers and letter/card in liaise with boutiques
・Meeting set up with snacks/water or lunch
2. Internal Communicator/ Translator/ Interpreter
・Translation of relevant articles/documents for internal use in English and Japanese
・Arranging breakfast session with staff and local executives, interpreting, taking minutes when necessary
・Arranging, negotiating, executing the group meeting for Division team members, debriefing session or parties
・Planning, negotiating, executing the company wide internal meetings and events along with the other Maison Assistants
3. Business planning and project management
・Undertaking key streams of work in relation to Business Plan development (ex. Strategic plan document)
・Undertaking project management work as required by the business
・At least 5 years of Executive Assistant experiences
・Experiences within global companies are welcome
【Technical skills / abilities】
・Outlook, Microsoft PowerPoint, Word, Excel
・SAP, Concur, CQ5
・Bilingual in Japanese and English
【Personal skills】
The successful candidate will have the following personal qualities:
・Keep confidentiality
・Handling multiple tasks
・Organization skill
・Making priority
・Good communication skill
・Great team player
東京都
800 万円 ~ 1,200 万円
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