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円満退職のための退職交渉と退職届の書き方サンプル~退職時の事務手続きまで徹底解説~

円満退職のための退職交渉と退職届の書き方サンプルダウンロード~退職時の事務手続きまで徹底解説~|転職活動の進め方|    転職エージェントのJAC Recruitment(ジェイ エイ シー リクルートメント)

円満退職のための退職交渉と退職届の書き方サンプルダウンロード~退職時の事務手続きまで徹底解説~|転職活動の進め方

現在勤務している会社を円満に退職することは、想像以上に労力がかかるもの。会社への退職意思表示から退職交渉、退職願・退職届・辞表提出といった退職時の社内手続き、さらには退職後にご自身で行う公的手続きまでの一連の作業を予め知っておくと、安心です。

目次/Index




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退職意思決定から退職交渉、退職当日まで

退職する意思を決定してから退職交渉、実際に退職するまでは、以下のような流れになります。

退職に向けたフロー


退職予定日の1カ月前まで:退職意思を伝える

一般的な企業では「退職予定日の1カ月以上前」までに、退職する意思(退職交渉)を会社に伝えるように就業規則等に定めているところが多いといわれています。しかしながら、民法第六百二十七条には「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と書かれており、法律上は2週間前に退職意思を通知すれば退職は可能とされています。

とはいえ、実際のところ引継ぎに要する時間や退職前に有休消化する人も多いため、円満退社を目指すのであれば前述のように「1カ月前までに」、または「会社の就業規則が定める期日までに」退職交渉、申し入れを行うのが望ましいです。しかし、もし直属の上司と対話ができない場合には、さらに上の上司や人事の方に伝えるようにしましょう。そのタイミングについては、仕事が立て込んでいて慌ただしい時間帯ではなく、夕方などの比較的、緩やかな時間帯に退職交渉を行うのがベストです。

退職予定日の1カ月前~退職日:退職交渉/退職願/退職届/辞表の提出・引継ぎ

退職の意思を伝えたあと、会社より指示があった場合に退職願または退職届・辞表等の提出を行います。これは通常、退職日を決定した後で提出することになりますが、作成後は速やかに直属の上司に提出しましょう。

その後、退職までの期間で、ご自身が受け持っていた業務を後任担当者に引き継ぎます。後任者が社内にいる場合にはスムーズに進むことが多いですが、後任者を社外から改めて採用する場合、採用の進捗度合によって引き継ぎが十分に行えない恐れがあります。そうならないためにも、短期間で引き継ぎが行えるように資料は細かくまとめておきましょう。


退職日当日:事務的手続きや挨拶

退職日の当日はほとんど業務を行うことはありません。退職手続きや会社より貸与されていた備品類の返却、社内他部署や取引先への挨拶(メールや電話等)を行います。

退職時の事務手続き-退職届サンプル付き

退職時にはさまざまな事務手続きが発生します。内容はほぼ決まっています。事前に把握しておくとスムーズに事務処理が進みますので、ぜひ覚えておきましょう。

社内的な手続き

まずは社内における事務手続きについて見ていきます。


退職交渉 /退職願/退職届/辞表

直属の上司に退職する旨を伝えた後(退職交渉後)、あまり日にちを置かずに退職願/退職届/辞表を作成し提出します。提出する書類には退職日や提出日を書くことになりますが、それ以外については事前に書いておくとスムーズに事が進みます。

退職願/退職届/辞表の3つについてですが、いずれも会社を辞める際に提出する書類です。しかしそれぞれ意味が異なりますので、ご自身の退職理由に合致した書類を作成して提出しなければなりません。

退職願
退職願は、会社との労働契約を解除し、退職することを願い出るための書類です。この退職願はあえて書類にする必要はなく、口頭にて上司に意思表示を行えば提出しなくても問題ありません。ただし、書類として明文化することにより、会社に対して退職を願い出たという証拠となります。もし、退職願を申し出たにもかかわらず引き留めにあったり、退職日の合意を取れなかったりする場合には、書面にて提出した退職願が効力を発揮します。
退職届
退職届は、会社との合意が取れて退職することが認められ、退職日が決定した後に提出する書類です。通常、退職の際に提出する書類と言えばこの「退職届」を指します。会社規定のフォーマットがあればそちらに記載する、無い場合にはご自身で作成する必要があります。退職届の書き方とテンプレートについては、下記をご覧ください。
辞表
辞表は、会社役員クラス(社長や取締役)といった立場の、雇用関係にない方が役職を辞する際に提出する書類です。一般社員など雇用されている立場の方は辞表を提出することはありません。

退職届の書き方

退職届の書き方はおおよそ決まった定型文となります。白い便箋(B5かA4サイズ)に黒のボールペン(万年筆)で記載し、白無地の封筒(郵便番号欄は無いものを使用)に入れたうえで提出することとなります。
記載する内容は、下記の通りとなります。


  • ・書き出しについては、本文一行目の一番下に「私事(または私儀)」と記載します。
  • ・退職理由については、明確な理由があったとしても「一身上の都合により」のみ記載します。
     ※失業保険の受給を予定している場合は、会社都合による退職か、自己都合による退職かが重要になるので、正確な理由を書くこととなります。
  • ・退職日については、会社側と合意の取れた日にちを記載します。
  • ・文末表現としては「退職いたします」といった形で記載します。
     ※退職願の場合には「退職いたしたく~お願い申し上げます」と依頼する形で記載します。
  • ・提出日については、実際に提出する日にちを記載します。
  • ・ご自身の所属部署(省略せずに記載)や名前を記載し、捺印します。
  • ・宛名については、会社の代表者の名前を記載します。その際の敬称には「殿」を使用しましょう。
     ※宛名はご自身の名前より必ず上に記載します。
  • ・便箋の折り方は三つ折りが一般的です。
  • ・封筒の表面には「退職届」、裏面にはご自身の所属部署と名前を記載し、最後に封筒を閉じます。
     閉じる際には「〆」の字を記載するのが基本となります。


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備品返却

退職日に返却する備品としては、IDカードや社員証・セキュリティカードといった身分証、名刺、健康保険被保険者証などがあります。名刺に関してはご自身の名刺だけでなく、顧客からいただいた名刺も返却対象となります。通常、業務上で知り得た機密情報や顧客情報は外部に持ち出すことができません。そのようなことを行った方は規約違反に問われる場合もありますので、注意しましょう。

また、仕事で使用していたパソコンのデータ類を整理しておくことも必要です。どこまでのデータを残すのかは自己判断にせず、必ず上司に確認するようにしましょう。

会社から受け取る資料

退職日または退職後には会社から以下のような書類を渡されます。いずれも退職後の手続きに必要となるものですので、漏れのないように受け取りましょう。

離職票

離職票とは、会社を退社したことを証明する書類になります。これは失業保険を受け取る際にハローワークに提出が必要となるものですが、退職日翌日から10日以内に会社が手続きを行い、ハローワークから発行されます。その後、会社から本人宛に郵送されるのが一般的です。次の転職先が決まっているから不要とする考え方もありますが、万が一のことを考えてきちんと受け取っておきましょう。
離職票には
・雇用保険被保険者離職票-1(資格喪失確認通知書)
・雇用保険被保険者離職票-2
という2つの書類があります。

雇用保険被保険者離職票-1(資格喪失確認通知書)は、雇用保険の資格喪失や被保険者であった期間について記載された書類、雇用保険被保険者離職票-2は、離職理由や賃金の支払い状況が記載された書類です。ご自身で記載する項目もありますので、失業保険を受給する際には対応が必要となります。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入した時に発行される証明書類のことです。雇用保険への加入手続きは入社した企業が行いますが、その後雇用状態にある間は会社が保管していることがほとんどで、雇用保険被保険者証は退職する際に初めて目にするという方も多いです。そのため、転職したことがないままその会社で定年を迎えるという場合には、目にすることがないかもしれません。
雇用保険は転職先の会社でも加入要件を満たした場合、あらためて加入手続きをするものです。提出を求められた際には、退職する会社にて受け取った雇用保険被保険者証を提出しましょう。

年金手帳

年金手帳は日本の公的年金制度の加入者へ交付される、年金情報が記載された手帳のことです。年金手帳に記載されている基礎年金番号は厚生年金保険に加入する際に必要となるため、事業主側が「被保険者資格取得届」を提出する際に、合わせて提出を求められます。そのため、入社時に会社に預けていることもあります。退職時には、こちらの手帳の受け取りも忘れずに行っておきましょう。

退職証明書

退職証明書は、会社側から退職する社員に対して退職を証明する書類のことです。公的に証明されるものではなく、退職者からの要望があった場合に発行するケースが大半です。会社によっては退職者とのトラブルを避けるため、退職者全員に退職証明書を発行することもあるようです。

退職証明書が必要となるケースは下記の通りです。
・国民健康保険や国民年金の加入手続き
・転職先の会社から提出を求められている場合(退職理由や在職の確認等)

源泉徴収票

源泉徴収票は所得税の年末調整の際に必要となる書類です。退職後に手続きが行われるため、自宅宛てに後日、郵送で送付されます(1~2週間程度)。転職先の会社に提出するものとなりますので、受け取ったら無くさないように速やかに提出するようにしましょう。




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退職後の公的な事務手続き

すでに転職先が決まっていて退職後すぐに働き始めるケースと、転職先が決まっていない状態で退職した場合では、退職後に行う事務手続きが異なります。

転職先が決まっている場合には、入社後に会社が行ってくれる手続きがほとんどのため特に問題はありませんが、転職までにしばらく期間が空いてしまう場合には、ご自身で公的な手続きを行わなければなりません。

健康保険

すぐに転職をしない場合には、健康保険については切り替えが必要です。次の転職先が決まっていても、健康保険に加入していない日が発生する場合には国民健康保険に加入しなければならないとされています。


退職後の健康保険の切り替えには下記の2つの方法があります。
  1. (1) 国民健康保険への加入
  2. (2) 前職の健康保険を任意継続
(1) 国民健康保険へ加入
国民健康保険へ加入するには、退職日の翌日から14日以内に手続きを行う必要があります。
手続き自体は住所がある市区町村の国民健康保険窓口で行うことができますが、その際には健康保険資格喪失日が確認できる証明書(健康保険被保険者資格喪失証明書・離職票・退職証明書のうちどれか)、印鑑等が必要となります。市区町村によって必要な書類が異なる場合がありますので、手続き前に確認しておくと良いでしょう。

また、国民健康保険の保険料は被保険者数などを基に、市区町村によって算出されます。手続き後は市区町村から振込用の納付書が送られてきますので、コンビニや郵便局、銀行等で支払いするようにしましょう。
(2) 前職の健康保険を任意継続
退職後に在職時と同じ健康保険の被保険者として保険を継続できる制度を利用することができます。継続するための条件ですが、退職前の健康保険加入期間が2カ月以上なくてはいけません。退職日の翌日から20日以内に手続きを行う必要があります。
手続きは退職前に加入していた協会けんぽの支部や健康保険組合で行うことが可能です。健康保険任意継続被保険者資格取得申請書、印鑑等を持参しましょう。

ただし、気を付けなければならないのが保険料の部分です。これまでは会社が半分負担していたものが無くなりますので、在職時の2倍の支払いが必要となります。

雇用保険(失業保険)

退職後しばらく転職しないという方であれば、雇用保険の失業給付を受けることができます。失業給付を受け取るには、 (1)現在失業の状態である、(2)退職日以前の2年間において12カ月以上の雇用保険加入期間がある、(3)ハローワークに求職申請をしている、といったいくつかの条件があります。また会社都合による退職か、自己都合による退職かによって支給時期が異なりますので、確認しておきましょう。

年金

退職したのち、次の会社に入るまで時間を要する場合、厚生年金保険に加入していた方は国民年金の「第2号被保険者」から「第1号被保険者」となり、その期間は国民年金を納める必要があります。

第1号被保険者になった際には、ご自身で加入手続きを行わなければならず、退職後14日以内に住所のある市区町村の役所・役場の国民年金窓口にて手続きをしてください。その際に必要となるのが「年金手帳」「印鑑」「退職日が確認できる書類(離職票など)」です。その後、転職先が決まった場合、新しい会社で加入要件を満たせば厚生年金保険に再加入できます。

住民税

会社に在職している間には「特別徴収」として会社側で給与から天引きして納付する形を取りますが、退職後には「普通徴収」としてご自身で住民税を納付する形が取られます。
1月から12月までの年間所得に対し課税された税額を、翌年6月から翌々年5月までの期間で後払いする形式が取られているため、退職した時期によって納付方法が異なります。

(1) 1月1日から5月31日までに退職した場合
5月末までに納付すべき所得税が、退職月の給与や退職金から一括で徴収されます。
(2) 6月1日から12月31日までに退職した場合
退職月の住民税はこれまで通り給与から天引きされ、徴収されます。翌月以降は普通徴収に切り替わるため、送付される納付書を用いてご自身で納付する必要があるものの、会社に希望を出せば、退職時に一括徴収されます。

所得税

毎月の給与から源泉徴収された所得税額の合計と、納めるべき1年間の所得税額とを突きあわせて、過不足額の精算をしなくてはいけません。払いすぎた所得税については還付を受けることができます。払い足りない所得税については徴収されることになります。精算の方法は年内に転職を行なった場合と、行わなかった場合にて手続きが異なります。


(1) 年内に転職を行った場合
新しい会社で年末調整を行ってください。年末調整には生命保険料控除証明書、前の会社から発行された源泉徴収票が必要となります。これら資料を準備して手続きを完了させましょう。
もし、失業期間があり国民年金保険料を納めていた場合には、社会保険料控除証明書を添付、支払いを行った納付保険料を申告する必要があります。
(2) 年内に転職を行わなかった場合
翌年に所轄の税務署にて確定申告を行います。その際、源泉徴収票や年末調整同様の各種控除証明書を添付して、所得金額や控除対象の保険料を申告しましょう。よくある例が、12月に転職が決まったものの年末調整に間に合わなかったというケースです。この場合には確定申告を行わなければならないため、忘れずに注意しておきましょう。

退職時に引き留めにあった場合

退職時に引き留めにあった場合

いざ退職の意思表明を行ったところで、すんなりと退職へ向かうことができるとは限りません。会社の中で重要なポジションにいる場合や期待されている人物であれば、会社が引き留めることは容易に想定されます。円満退職を目指すのであれば、退職意思を伝える段階で揉めるようなことがないように退職交渉の準備をしておきたいものです。


退職交渉で 引き留めされるケースには下記のようなものがあります。
  • ・仕事に対する責任感がない、と思わせたうえで引き留めるケース
  • ・待遇を今までより良くする、と言って退職交渉で引き留めるケース
  • ・感情に訴えて引き留めるケース
  • ・後任が決まるまで待ってほしい、と言って退職交渉で引き留めるケース

いずれのケースでもご自身の気持ちが揺るがないよう、強い意志を持って退職交渉に臨みましょう。

退職意思がぶれてしまったら

退職の意思を上司に表明したあと「これでよかったのだろうか?」「やっぱり退職するのをやめようかな」と思うことはよくあります。実際に退職の意思を表明したあと上司に退職交渉で説得され、数日考えたあと退職するのをやめる方も中にはいます。

しかし、ここで改めて考えて欲しいのが「なぜ転職しようと思ったのか」です。新たなチャレンジの機会を得たいと思ってなのか、今よりも待遇が良い会社で働きたいのか、転職したいと思う理由はそれぞれあると思いますが、退職交渉では最初に考えた「転職したい」という思いをぶれさせることなく、初志貫徹で突き進まなければ転職活動は行えない、ということを覚えておきましょう。


退職時の挨拶

退職理由の根底に会社や同僚に対する不満があったとしても、円満退職を行うにはそのような不満を決して外に出してはいけません。退職した後もつながっていく人間関係もあるでしょうから、退職時には素直にこれまでの感謝を伝えましょう。


円満退社を目指すには

以上、円満退社に向けて退職の意思決定から退職交渉、退職まで、必要となる手続き、退職に向けた心構え等についてお伝えしてきました。

退職は次のステージへ進むための大事な第一歩ですが、非常に労力がいるものです。退職意思を上司に表明するし退職交渉する際の勇気も必要ですし、退職に関する事務手続き、退職後に行う公的な手続きなど、行わなければならないこともたくさんあります。
事前にしっかりとした知識を持ち、退職までの流れを把握しておけば、大きなトラブルなく手続きを円滑に進めることができることでしょう。




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